Dengan menyebarnya virus corona di Indonesia, semakin banyak kegiatan-kegiatan yang mulai dialihkan agar dapat dilakukan dari rumah. Mereka menamainya #workfromhome. Namun ada beberapa kegiatan yang tetap perlu dilakukan bersama-sama dengan pihak lain. Seperti kegiatan-kegiatan pertemuan seperti meeting, arisan, interview bahkan latihan. Untuk itu, ditemukanlah solusi agar kegiatan tersebut dapat tetap berjalan yaitu dengan cara Video Conference.

Banyak aplikasi gratis yang dapat digunakkan untuk melakukan Video Conference baik Whatsapp, Skype, Zoom, Lync dan Hangout. Namun satu hal yang perlu Anda ketahui sebelum menggunakkan fitur tersebut adalah hal-hal yang perlu Anda siapkan sebelum melakukan Video Conference.
Berikut merupakan tips sebelum Anda melakukan Video Conference:

  1. Jika Anda sebagai Undangan, pastikan waktu akan dilakukannya Video Conference (VC). Pastikan tidak bentrok dengan jadwal Anda lainnya. Jika bentrok, beritahu host Anda jika Anda mengajukan re-schedula atau Anda akan absen dalam VC tersebut.
  2. Persiapkan lingkungan Anda 15 menit sebelum VC baik tempat, pemcahayaa, jaringan internet dan perangkat yang Anda gunakkan. Jika dirumah Anda banyak anak-anak, maka gunakkan tempat yang tidak akan terlalu bising dan tidak akan terlalu terganggu oleh aktivitas anak-anak Anda. Selain itu, persiapkan juga earphone/headphone agar suara Anda jelas diterima oleh peserta lain dan suara yang lain juga jelas diterima oleh Anda.
  3. Jika host Anda sedang berbicara atau peserta lain sedang mendapatkan giliran bicara, maka matikan audio Anda dengan menekan tombol MUTE agar peserta lain tidak mendengar suara background Anda yang terkadang bising.
  4. Jangan ikut berbicara ketika orang lain bicara, karena suara Anda dan suara rekan Anda tidak akan terdengar dengan jelas oleh peserta lain. Biasakan bergantian dalam berbicara.
  5. Jika Anda hendak berbicara, maka acungkan tangan (baik secara fisik atau menekan tombol acungkan tangan / Raise Hand seperti yang ada di Zoom) terlebih dahulu. Jika host Anda sudah mengijinkan Anda untuk berbicara, maka baru Anda non-aktifkan MUTE agar suara Anda dapat kembali didengar oleh mereka.
  6. Jika ada materi yang perlu dipelajari sebelumnya, maka pastikan Anda sudah membaca materi tersebut. Atau jika Anda adalah host dan Anda ingin peserta Anda mempelajari materi tersebut, maka kirim jauh-jauh hari atau beberapa jam sebelumnya agar mereka dapat mempelajari materi tersebut. Pastikan mereka mendapatkan cukup waktu untuk mempelajari materi Anda
  7. Sebelum menutup VC, pastikan dibacakan kembali resume hasil VC Anda dan juga agar dapat dikirimkan ke email masing-masing peserta sebagai pegangan.

Sekian Tips dari saya.
Apakah Anda punya tips lainnya?
Silahkan tulis di komen yah.

Stay Safe and Healty.
OSH